1. Kto odpowiada za dane

Administratorem danych jest Ecommercy Digital sp. z o.o. z siedzibą w [ADRES SIEDZIBY], NIP [NIP], KRS [KRS]. Kontakt w sprawach danych: kontakt@ecobot.pl, tel. 791 318 723.

2. Dwie role, w których występujemy

1. Administrator — wobec osób odwiedzających ecobot.pl, zgłaszających się po prezentację i korzystających z Panelu (nasi Klienci i ich pracownicy).
2. Podmiot przetwarzający — wobec osób odwiedzających sklepy naszych Klientów. Administratorem tych danych jest właściciel sklepu; my przetwarzamy je na jego polecenie, na zasadach opisanych w Załączniku nr 1 do Regulaminu. Jeśli rozmawiałeś z asystentem w sklepie internetowym i chcesz skorzystać ze swoich praw — zgłoś się do właściciela tego sklepu albo napisz do nas, a przekażemy zgłoszenie.

3. Jakie dane i po co — jako Administrator

Sytuacja	Dane	Cel i podstawa	Jak długo
Konto w Panelu	e-mail, hasło (w postaci skrótu), nazwa firmy i sklepu, dane do faktury	wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO	czas umowy + 30 dni; dane z faktur 5 lat (obowiązek podatkowy)
Formularz „Umów prezentację"	imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres sklepu, treść zapytania, adres IP	kontakt handlowy na Twoje żądanie — art. 6 ust. 1 lit. b i f	12 miesięcy od ostatniego kontaktu
Korespondencja e-mail i telefoniczna	dane podane w treści	obsługa zapytania — art. 6 ust. 1 lit. f	12 miesięcy
Logi serwera	adres IP, data i typ żądania, przeglądarka	bezpieczeństwo i diagnostyka — art. 6 ust. 1 lit. f	do 180 dni
Faktury i rozliczenia	dane firmy, NIP, kwoty, historia płatności	obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c	5 lat od końca roku podatkowego

4. Jakie dane przetwarzamy dla naszych Klientów

Uruchomione w sklepie Eco Chat i Eco Search przetwarzają:

• treść rozmowy z asystentem oraz adres przeglądanej podstrony;
• anonimowy identyfikator odwiedzającego zapisany w pamięci przeglądarki — służy do statystyk i rekomendacji („inni oglądali również"), nie zawiera danych pozwalających wprost zidentyfikować osobę;
• dane podane dobrowolnie w rozmowie lub formularzu kontaktowym: imię, e-mail, telefon, nazwa firmy, NIP, treść zapytania;
• numer zamówienia i adres e-mail — wyłącznie w celu sprawdzenia statusu zamówienia, po weryfikacji obu wartości;
• wyszukiwane frazy i kliknięcia w wyniki — do statystyk sklepu.

Okresy przechowywania: rozmowy — zgodnie z pakietem Klienta (domyślnie 90 dni), zdarzenia produktowe — 90 dni, historia wyszukiwań — 180 dni, dane usuniętego sklepu — 30 dni. Właściciel sklepu może w każdej chwili usunąć dane konkretnej osoby w swoim Panelu.

5. Komu powierzamy dane

Podmiot	Po co	Gdzie
cyber_Folks S.A.	hosting serwera i poczty	Polska
Anthropic PBC	model językowy generujący odpowiedzi asystenta	USA — standardowe klauzule umowne
[OPERATOR PŁATNOŚCI]	obsługa płatności abonamentowych	Polska
[DOSTAWCA FAKTUR]	wystawianie i przechowywanie faktur	Polska
Google Ireland Ltd.	reCAPTCHA chroniąca formularze — tylko gdy sklep ją włączy	UE / USA — SCC

Do modelu językowego nie trafia więcej danych, niż potrzeba do odpowiedzi. Treść rozmowy przekazujemy dostawcy modelu wyłącznie w celu jej wygenerowania. Dane z zamówień ograniczamy do statusu i numeru przesyłki.

6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dostawca modelu językowego ma siedzibę w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, uzupełnionych o środki techniczne ograniczające zakres przekazywanych danych.

7. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania). Przysługuje Ci też skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Żądania kierowane pod kontakt@ecobot.pl realizujemy w ciągu 30 dni. Jeżeli dotyczą rozmowy w sklepie naszego Klienta, przekazujemy je właścicielowi tego sklepu jako administratorowi.

8. Cookies i pamięć przeglądarki

Na ecobot.pl i w widgetach osadzonych w sklepach nie stosujemy plików cookies do celów reklamowych ani profilowania marketingowego. Używamy pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) wyłącznie do działania usługi:

• eb2_open_* — informacja, że okno czatu było otwarte, żeby po odświeżeniu strony wróciło z rozmową;
• eb2_snd_* — wyciszenie dźwięku powiadomień;
• eb2s_vid_* — anonimowy identyfikator odwiedzającego do statystyk i rekomendacji;
• ostatnie wyszukiwania i ostatnio oglądane produkty — widoczne tylko w Twojej przeglądarce.

Dane te możesz w każdej chwili usunąć, czyszcząc dane witryny w przeglądarce. W Panelu stosujemy dodatkowo token sesji niezbędny do logowania.

9. Bezpieczeństwo

• szyfrowana transmisja (TLS) na wszystkich połączeniach;
• dane każdego sklepu odseparowane, dostęp wyłącznie po kluczu API tego sklepu;
• klucze dostępowe do sklepów przechowywane w postaci zaszyfrowanej;
• szyfrowane kopie zapasowe;
• automatyczne usuwanie danych po okresach wskazanych w pkt 3 i 4.

10. Zmiany polityki

O istotnych zmianach informujemy Klientów e-mailem na 14 dni przed ich wejściem w życie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.

Dokument przygotowany na potrzeby usługi Ecobot. Przed publikacją wymaga weryfikacji przez radcę prawnego lub inspektora ochrony danych — w szczególności w zakresie podstaw prawnych, okresów retencji i transferu do USA.